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レジ対応をしていると、お客様から領収書の発行を求められることがあります。レシートと領収書は同じものと考えており、正しい領収書の発行ができていない店舗も少なくありません。この記事を参考に、領収書とレシートの違いを把握し、お客様から領収書を求められたときの正しい対処法を学びましょう。

 

この記事の目次

  1. 領収書とは
  2. 日本製線 0.5-4P NSEDT(LB)300m Cat5eUTPケーブル
  3. ALO Audio Reference 8 Mini to Mini
  4. ヘルシーデニム サロペット オーバーオール

 

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領収書とは、受取人が支払者から代金を受け取ったことを証明する書類のことです。領収書は経費精算を行ったり、確定申告をしたりするときに必要な書類で、記入欄に不備があれば、証明書として無効になります。

領収書の発行にミスがあれば、お客様に迷惑をかけることになるので、しっかりルールを覚えておくことが重要です。ちなみに、領収書は英語でreceiptと表記されるので、レシート=領収書と思う人がいるのは仕方のないことでしょう。この段落で、レシートとの違いや領収書の基本的な知識について紹介するので、領収書に関する正しい知識をインプットしてください。

 

レシートとの違い

領収書とレシートの一番の違いは、商品詳細の記載の有無と宛名の有無です。レシートは購入した商品の詳細が全て記載されていますが、領収書には一切記載されておりません。また、領収書は宛名を記載するのに対して、レシートは宛名を記載しないです。

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領収書とレシートの基本項目は同じですが、企業によってはレシートと領収書を別物として管理しているところもあるので、お客様から領収書を求められたら、レシートではなく領収書を発行して渡しましょう。

 

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2回経費精算をすることで、過剰に経費を計上できることになり、本来納めるべき税金よりも少なくすることができます。経費の過剰計上の不正につながる可能性があるため、不正防止の観点から、領収書を発行する側は領収書とレシートのどちらか1つしか渡せないことを覚えておきましょう。

 

領収書の保存義務は7年

店側にも領収書の保存義務が存在します。保存期間は7年間で、領収書を発行した日が起算日ではなく、発行した事業年度の確定申告の提出期限日が起算日です。1年で発行した領収書は、保存期間の起算日が全て同じになるので、1年ごとに領収書の控えをまとめて保管しておくことをおすすめします。

ちなみに、領収書の控えは原則として紙でなければなりません。1日の取引件数が多く、領収書の発行数が多い店舗は大変ですが、領収書の控えは取引を行った証拠でもあるので、必ず捨てないように管理しましょう。

 

領収書の書き方とは?記載項目を説明

領収書を作成するときに重要な記載項目を確認していきましょう。

  • 日付:支払者から代金を受け取った日付を年月日で記入(※省略形はNG)
  • 宛名:支払者の氏名や企業名を正式名称で記載(※買い手が小売業や飲食店の場合は省略しても問題ない)
  • 但し書き:提供した商品やサービスの内容を記載
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  • 発行者住所氏名:サービス提供者の店舗名・企業名、住所、連絡先を記載

これらの5つのポイントを押さえておけば、領収書として機能します。必須項目の中には、宛名や但し書きなど、普段の生活ではあまり気にしないポイントも含まれているので、初めて領収書を発行するときに意識しておきましょう。
 

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但し書きは、何を購入したかを記載する項目で、空白の状態では正式に領収書として認められません。但し書きを見て何を購入したか判断するため、「お品代」と記載するのは不適切です。

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  • ペンやノート:文房具代
  • 事務用品、オフィス関連の備品:消耗品費
  • 本や雑誌:書籍代
  • 運賃、駐車場代、宿泊費:旅費交通費
  • 切手、はがき:通信費

もし複数の品目が混ざっている場合は、代表的なものを記載すれば良く、最も高額の品目を書くことが一般的です。但し書きが未記入だったり、嘘の記入をしたりすると、店側がペナルティを受ける恐れがあるため、必ず記入して渡しましょう。

 

領収書に関していくつかの知識を身につけておくと、領収書の発行を求められた際に適切に対応することができます。たとえば、領収書は必ず手書きでなければならないのか、株式会社を(株)と表記してよいのかなど、いざ領収書を発行するときにふと疑問に思うことがあるでしょう。

この段落では、領収書を発行する上で知っておくべきポイントを紹介します。5つのポイントを頭に入れて、お客様から領収書を求められたときにスムーズに発行できるようになりましょう。

 

①手書き作成は義務ではない

領収書は手書き作成では義務ではありません。領収書といえば手書きのイメージを持っている人も多いかもしれませんが、実は印刷されたものでも問題ないのです。

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②印鑑は絶対必要ではない

領収書に押している印鑑は、実は必ずしも必要ではありません。領収書に印鑑を押すのは慣習からきており、印鑑が押されていなくても、必要な項目さえ記載されていれば税務上領収書として認められます。

ただし、押印のある領収書でなければ認めない会社もあるので、トラブルを防止するために基本的には、押印をする習慣を作っておきましょう。

 

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領収書に金額を記入するときは、不正防止のために特定のマークをつけましょう。金額の前に「¥」「ー」などのマークがなければ、あとから金額を改ざんすることが可能になります。

たとえば、20,000円の金額だった場合に、マークが付いていなければ、120,000円のように金額を変えることができるのです。経費精算時の不正を防ぐ方法の1つなので、手書きで金額を記入するときは注意しましょう。

 

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宛名や名称は省略してはいけません。代表的なのは、株式会社を(株)と表記することです。世間一般でも(株)を使っているので、思わず書いてしまうことがあるかもしれませんが、領収書ではNGであることを覚えておきましょう。

また、必ず宛名を間違えないことも重要です。宛名を間違えると領収書として認められないため、お客様に迷惑をかけることになります。必ず相手に確認してから正確に記入しましょう。

 

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支出項目の中には、領収書が発行されないケースがあります。例えば、バスや電車、慶弔金やお祝い金などはレシートや領収書がありません。その場合は、出納伝票で対応できることを覚えておきましょう。

直接レジ対応で出納伝票を作成することはありませんが、領収書の代わりになるものがあることを覚えておくと、お客様から尋ねられたときに対応することができます。

 

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執筆 菊池 勲

複数事業が存在するスマレジの中で、全社横断的にWebマーケティングを展開する事業戦略本部にてマーケティングを担当。 主にオンライン広告の取扱をメイン業務とし、各ベンダー様と共に出稿後のパフォーマンス・予算管理・データ分析および検証に基づくプランニングを担当。

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